Googleフォームに入力された内容をメールで通知した後、個人情報保護のためすぐさまデータを削除する方法

「Googleフォーム」は無料で使えて便利なのですが、フォームに入力された情報を「Googleドライブ」の「フォームファイル」や「スプレッドシート」に溜めこんでいるので、人様の個人情報を自分で管理していないグーグルのサーバーに記録していることになり、情報管理に不安があります。

そこで、フォームに入力されたデータをメールで管理者に送信し、個人情報をサーバに残さないようにすぐさまデータを削除するスクリプトを作りました。

1.フォームが完成したら「ツール」メニューから「スクリプトエディタ」を開きます。

2.下記のコードを貼り付けて「メールアドレス」と「件名」を書きかえてから保存します。

function sendMail(e){

// 変数の初期設定
var to = "admin@xx.co.jp"; // メールアドレス入力
var subject = "件名"; // 件名入力
var body = "\n";

// 本文作成
var Res = e.response.getItemResponses();
for (var i = 0; i < Res.length; i++) {
var Answer = Res[i];
body += Answer.getItem().getTitle() + "\n";
body += Answer.getResponse() + "\n\n";
}

//メール送信
MailApp.sendEmail(to,subject,body);

//個人情報をサーバに残さないようにデータを削除
FormApp.getActiveForm().deleteAllResponses();

}

3.「リソース」メニューから「現在のプロジェクトのトリガー」を開いて、「フォームから」「フォーム送信時」を選択して保存、承認をします。

4.スプレッドシートとリンクしている場合は「回答」メニューから「回答先」を開いて「Googleフォームでのみ回答を保存する」を選択してください。

5.以上です。フォームから回答が入力されるとスクリプトが作動してメールを送信し、Googleフォームに保存された回答はすべて消去されます。

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